机电工程学院：

首先感谢你们对档案馆（校史馆）工作的大力支持！

按照档案馆（校史馆）工作进度安排，定于2026年7月-9月接收成县职业中等专业学校的所有档案，请你们安排专人做好档案的整理、归类、登记和移交工作。现将具体事宜函商如下：

一、移交内容

成县职业中等专业学校自成立以来到2025年底产生的所有档案 （含纸质档案和电子档案、音响、视频等）。

二、移交时间

2026年7月1日开始，9月底移交结束。

三、移交要求

本次档案移交共有如下两种方式，请你们根据现有档案的实际情况进行选择。

第一种移交方式：按照自然年度移交。将现有档案按照档案生成的自然年度（如1995年入校的学生，学籍档案是1996年建立的，则归档为1996年度）归档整理，造册登记（注明卷数、件数或页数），打包移交。

第二种移交方式：按照档案类别移交。将现有档案按照文书类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、财会类、学生类、人事（干部）类、人物类、声像类等12大类归档整理，造册登记（注明卷数、件数或页数），打包移交。

备注：如果能够将第一种和第二种移交方式相结合，即按年度分大类整理，是本次移交的最理想状态。

四、移交流程

1.清点和整理：安排专人对档案进行清点和整理。整理时应做到实物与清单一致，确保档案的数量和质量无误。

2.移交方式：为确保档案移交的安全性，电子档案通过光盘、U盘等形式进行移交，纸质档案通过专人搬运等方式进行移交。

 3.移交验收：档案馆（校史馆）将按照约定时间进行档案的接收和验收工作。验收时将严格按照移交清单进行核对，确保移交过程中的档案不丢失、不损坏。

五、其他要求

1.档案馆（校史馆）对移交收到的档案进行保管和管理，各部门可以随时申请查阅和借阅档案，并按照规定的程序进行归还。

2.为确保档案的安全和保密性，移交过程中严禁私自复制、丢弃或泄露档案资料。

   再次感谢你们的支持与配合！ 

                              档案馆（校史馆）

                                2026年6月3日